Automação financeira: alavanque os resultados do seu negócio!

O tempo para gestores de negócios tem se tornado cada vez mais valioso – isso porque, com o avanço da tecnologia, tarefas mais manuais têm deixado de ser prioridade para que análises, insights e decisões estratégicas passem a ser cada vez mais essenciais. 

E é aí que entra os processos de automação, como a automação de processos financeiros: de maneira inteligente, você deixa que uma ferramenta ou um software de gestão operacionalize essa tarefa, para que você utilize seu tempo de forma mais estratégica e perspicaz – analisando e focando em tomadas de decisões.

Antes de mais nada, vamos entender o que é e como funciona a automação financeira nos próximos tópicos. 

O que é automação financeira?

Automação financeira é o processo de automatizar, por meio do uso da tecnologia, processos que envolvem o dia a dia da gestão financeira de uma empresa. 

Sendo assim, é possível automatizar os processos de contabilidade, controle e gestão de despesas, faturamento, compras, entre outras funções. 

O objetivo da automação financeira é simplificar e agilizar processos, bem como liberar o tempo dos colaboradores para que se dediquem às demandas mais estratégicas. 

Além disso, a automação financeira visa diminuir os erros humanos, melhorar a precisão dos dados e informações para melhora da gestão como um todo.

Como a automação financeira funciona?

A automação financeira de uma empresa pode ser feita a partir de um software ou uma ferramenta de gestão, como a NG Billing. 

Na contabilidade, por exemplo, há softwares que automatizam tarefas como lançamento de transações bancárias, reconciliação de contas e ainda fornece um relatório financeiro para que você possa ter maior visibilidade e controle dos processos.

Ademais, para gestão de despesas, é possível ter um processo 100% digital de lançamento, por parte dos colaboradores, de despesas – eliminando o uso de ferramentas manuais como planilhas, papéis, entre outros. Isso ajuda, inclusive, a agilizar o processo de reembolso dos funcionários.

Outro ponto importante é que é possível integrar o sistema de pagamentos para gerar os recibos de forma automática e online.

Para faturamento e cobrança, é possível automatizar o envio de faturas através do e-mail, além de gerar lembretes de pagamentos. Como já mencionado, também é possível realizar uma integração com sistemas de pagamentos para facilitar o recebimento de pagamentos online.

Em relação a gestão de fluxo de caixa, softwares de automação financeira são capazes de gerar análises preditivas e prever fluxos de caixa com base em dados históricos e projeções futuras, auxiliando na tomada de decisões informada e de forma mais inteligente e estratégica.

Também é possível configurar alertas automatizados para informar sobre saldos baixos ou situações financeiras críticas e/ou fora do padrão.

Uma parte essencial do funcionamento de um software de automação financeira – que também é uma das suas principais vantagens – é a geração de relatórios e análises de forma automatizada

Com a geração automatizada de relatórios financeiros, como demonstrativos de resultados, balanços patrimoniais e fluxos de caixa, é possível ter análises automáticas de dados financeiros para identificar tendências, oportunidades e áreas de melhoria da empresa – o que pode ser uma vantagem competitiva bastante interessante.

Além dessas funcionalidades, a parte de compliance e conformidade também exerce um papel importante na gestão financeira da empresa.

Com um software de automação financeira, é possível automatizar processos relacionados a obrigações fiscais, como cálculo e emissão de impostos. Além de realizar a manutenção automática de registros e documentação para conformidade regulatória.

Sendo assim, combinando as funcionalidades mencionadas, é possível otimizar tarefas manuais e operações financeiras, com o objetivo de agilizar e tornar mais estratégico o processo de gestão financeira, reduzir erros, aumentar a precisão e obter insights e dados relevantes para o negócio, ter mais tempo para demandas mais estratégicas e que agreguem valor para a organização.

Como a automação financeira pode alavancar meu negócio?

O processo de automação financeira de uma empresa envolve várias etapas e pode ser personalizado de acordo com as necessidades específicas da organização. Dentre várias vantagens em adotar um sistema automatizado de gestão financeira, temos:

Maior eficiência

A partir do momento em que há mais tempo de dedicação para demandas mais estratégicas e inteligentes e uma redução no uso do tempo com tarefas manuais e mecânicas, há uma melhora perceptível na eficiência do negócio.

Redução de erros

O processo de automação financeira pode ser bastante vantajoso para redução de erros humanos, uma vez que as tarefas manuais serão significativamente diminuídas e se tornarão automatizadas, reduzindo o espaço para possíveis erros de digitação, erros de pagamento e faturamento, entre outros.

Melhor controle financeiro

Com um software ou ferramenta de automação financeira, você terá disponível, e de maneira mais precisa, os dados necessários para realizar a gestão financeira do seu negócio, ter insights e informações estratégicas, relatórios de resultados e desempenho – tudo de maneira automatizada.

Tomadas de decisões mais estratégicas

Orientadas por dados, é possível ter uma maior visibilidade sobre os resultados do negócio. Por isso, a partir de dados financeiros mais precisos, é possível tomar decisões mais estratégicas e embasadas.

Adaptabilidade

Sabemos que o mundo corporativo exige adaptabilidade e agilidade para que as mudanças tenham o menor impacto possível sobre os negócios.

Com a automação dos processos, também é possível garantir uma maior agilidade nas respostas às mudanças rápidas no ambiente empresarial. 

Isso porque as respostas serão mais ágeis, o que, consequentemente, as tornarão mais adaptáveis, independentemente do cenário – e a medida que a empresa necessitar de mudanças rápidas de rotas.

Como implementar a automação financeira na minha empresa?

Para realizar a implementação de um sistema de automação financeira, é preciso seguir alguns passos básicos.

Antes de iniciar a automação financeira, é fundamental entender as necessidades específicas da empresa. Isso envolve analisar os processos financeiros existentes, identificar áreas de ineficiência, pontos fracos e oportunidades de melhoria.

As necessidades variam de empresa para empresa, mas podem incluir contabilidade, gestão de despesas, faturamento, cobrança, gestão de fluxo de caixa, relatórios financeiros, entre outros.

Com base na avaliação das necessidades, a empresa deve selecionar as ferramentas e sistemas de automação financeira mais adequados. 

Isso pode incluir softwares de contabilidade, sistemas de gestão financeira integrada (ERP), soluções de gestão de despesas, plataformas de faturamento eletrônico, entre outros. 

É importante escolher soluções que sejam escaláveis, personalizáveis e compatíveis com as operações da empresa, como a ferramenta NG Billing.

Uma vez selecionadas as ferramentas e sistemas, é hora de implementá-los. Esse processo envolve a instalação, configuração e integração do software com os sistemas pré-existentes (como sistemas de gestão de estoque, sistemas de CRM ou Customer Relationship Management e sistemas bancários).

A integração é crucial para garantir a eficiência e a consistência dos processos financeiros automatizados, além de uma visualização completa dos dados e processos.

Outro ponto importante é a realização das customizações e personalizações de acordo com as necessidades do seu negócio. 

Cada empresa tem suas próprias necessidades e fluxos de trabalho específicos. Portanto, os sistemas de automação financeira devem ser personalizados e configurados de acordo com os objetivos específicos e necessidades da empresa

Isso pode envolver a criação de categorias de despesas personalizadas, definição de regras de faturamento e cobrança, configuração de permissões de acesso para usuários e personalização de relatórios financeiros.

Uma vez que os sistemas estejam configurados, é essencial treinar a equipe para utilizá-los de forma eficaz. Isso inclui treinamento sobre como usar o software, entender os processos automatizados, seguir as melhores práticas e lidar com situações excepcionais. 

O treinamento ajuda a garantir que a equipe esteja familiarizada e confortável com as novas ferramentas e sistemas.

Conclusão

Nesse conteúdo entendemos a importância dos processos automatizados na gestão financeira de uma empresa – que são cruciais para não onerar tempo desnecessário, diminuir a taxa de erros humanos e melhorar a tomada de decisão baseada em dados e informações. 

Vale lembrar que ter mais tempo dedicado à estratégia pode ser decisivo – e uma vantagem competitiva bastante importante perante aos concorrentes.

É crucial enfatizar que o processo de automação financeira não é estático: ele deve ser continuamente monitorado e otimizado para garantir sua eficácia e relevância ao longo do tempo

Isso envolve a análise regular dos processos automatizados, identificação de pontos de melhoria, atualização de sistemas e procedimentos conforme necessário e acompanhamento de métricas-chave de desempenho financeiro (KPIs).

Bônus! 

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