Billing: entenda o que é e como funciona!

Hoje, no Brasil, vemos alguns cenários bem interessantes em relação ao sistema billing: por um lado, temos empresas que descobriram que a recorrência é uma boa forma de gerir seus pagamentos – para se ter ideia, segundo a Lineup, o mercado de assinaturas digitais movimentará, até 2025, mais de R$7,6 trilhões, o que é bem significativo.

E, por outro lado, temos também um aumento nos índices de inadimplência e churn que aumentam ainda mais o receio dos líderes e gestores nos negócios em diversos setores.

Em 2023, segundo o Serasa, chegamos a marca de 71,41 milhões de brasileiros inadimplentes. 

Enquanto isso, pesquisas internacionais, como o Índice Profitwell B2B SaaS Churn, que analisa o churn em mais de 33.600 empresas americanas, indicam uma alta de 20,5%, na comparação ano sobre ano, na taxa de cancelamentos. 

Essa é uma das taxas mais altas desde 2019 do SaaS Churn Index, que começou a ser medido no ano de 2023.

Apesar desse cenário, um Billing Software poderia auxiliar – e muito – os profissionais que estão enfrentando esses desafios.

Mas, o que de fato é billing? Quais são os benefícios da cobrança recorrente?  Como se dá a implantação de um software de cobrança?  e como é possível fazer a escolha de um bom sistema de faturamento recorrente?

Continue conosco que vamos responder!

O que é billing?

Billing é um sistema ou um software que atua como um facilitador no fluxo de faturamento, arrecadação e cobrança de maneira parametrizável e customizável, reduzindo assim custos e flexibilizando a agilidade e a segurança da gestão de cobranças.

Amplamente utilizado por empresas que possuem pagamentos recorrentes, essas três fases que um software de billing atua compreende tanto gestão de contratos e vencimentos, além de  agendamento de faturamento, arrecadação, fluxos de cobrança e gestão de clientes inadimplentes.

Uma vez que esse fluxo está bem consolidado em uma companhia, além dos ganhos já citados, o negócio obtém também uma maior precisão nos dados de faturamento que no final do dia impacta nas análises, que evoluem para decisões que consequentemente impactam no crescimento da corporação. 

Entenda de forma rápida o que é Billing

Desafios da cobrança recorrente

Como visto anteriormente, um dos pilares do Billing é a questão da cobrança. Porém um dos maiores desafios de Billing, em pequenas e grandes empresas, é, justamente, cobrar adequadamente

Atualmente, muitas empresas ainda contam com um processo manual ou utilizam sistemas que até realizam essa função, mas não é o seu forte, prejudicando muito a operação.

Talvez isso aconteça por não compreender corretamente o peso que a cobrança recorrente e seu processo tem na saúde financeira e na sua competitividade/permanência no mercado. 

Para se ter uma ideia, o processo de cobrança, além de seu fundamento que é receber valores devidos dos consumidores, também impacta em questões como inadimplência. Em um país que 40% da população acima de 18 anos tem, pelo menos, uma dívida em atraso, sem dúvidas, é algo a se preocupar.

Além disso, um processo de cobrança verdadeiro colabora no fornecimento de dados que mostram de maneira clara o comportamento do seu consumidor, além de diminuir os trabalhos manuais e repetitivos.

Métodos de cobrança

Ainda nessa linha de realizar a cobrança, muitas companhias, principalmente as que tem a recorrência como core business, utilizam de diversas ferramentas para tal ação.

  • E-mail 
  • SMS
  • Ligações
  • WhatsApp

Além dessas ferramentas, as empresas podem tanto fazer cobranças ativas internas (como ter um departamento voltado para essa ação de recebimento de valores devidos), quanto atuar com uma empresas de cobrança externa, (ou seja, escritórios especializados na negociação de dívidas não pagas).

Principais erros na gestão de billing

Já entendemos a definição de Billing e também alguns desafios no processo de cobrança e como normalmente ele é feito. 

Mas isso não é tudo. Como comentado anteriormente, algumas empresas apresentam gargalos há muito tempo, o que pode estar prejudicando toda a operação, aumentando os gastos e consequentemente, diminuindo os lucros.

Abaixo, vamos entender quais são os 3 principais pontos de atenção em relação a implementação de um billing software.

ERP x Sistema de Billing

ERP ou Enterprise Resource Planning, é normalmente o cérebro de uma operação, já que nesse sistema co-existem informações de diversos setores e são executados automaticamente diversos processos cruciais para o dia a dia da empresa.

Muitas empresas,por vários motivos como falta de mão de obra, necessidade de poupar recursos ou até mesmo conveniência, executam o processo de faturamento em um ERP. Porém, apesar de realizar muito bem diversas funções, um ERP não consegue o mesmo nível de automação que um sistema de mercado pode oferecer para a operação. 

Além disso, temos também as questões de não integração com certos recursos externos e, dependendo do tipo de negócio, não é possível realizar o aprovisionamento, que muitas vezes é um ponto crítico para o negócio.

Internalização do Billing

Na mesma linha de pensamento do que faz um gestor escolher fazer o billing em um ERP, há também a possibilidade de  pensar que esse sistema não é bom para esse trabalho, então a solução encontrada é desenvolver um sistema completamente caseiro.

Por um momento, pode até parecer interessante, dado que a tecnologia será proprietária, terá autonomia e estará adequada ao seu contexto. 

Mas algumas coisas que devem ser levadas em consideração é que, deslocar grande parte de sua equipe financeira e de TI para esse projeto, pode, muitas vezes, dividir o foco dos profissionais, aumentando assim a carga de trabalho, impactando diretamente na sua produtividade. 

Além do fato que os custos do projeto podem aumentar exponencialmente simplesmente por falta de know how.

Temos também a questão de que se faz necessário a criação de uma equipe especializada em suporte desse novo sistema, o que pode culminar em um aumento da folha de pagamento, além de coisas como uma maior dificuldade em se adequar ao mercado e carência de escalabilidade e segurança.

Gestão manual de cobrança

Por fim, um dos erros mais comuns e graves é a gestão manual de cobranças. No início, quando a operação é muito pequena, faz sentido que o setor financeiro delegue essa ação para algum analista fazer, e até funciona. Porém, o problema ocorre quando a operação começa a ganhar corpo.

Por não ser escalável, é necessário incluir mais colaboradores para essa função, gerando aí já o primeiro impacto financeiro considerável no negócio. 

Além disso, por consequência, a taxa de erros humanos aumenta, como atrasos na fatura ou até mesmo cobranças indevidas, custando ainda mais para a companhia que, quando vê, o principal gargalo do crescimento da empresa e da receita é a própria gestão.

Por que automatizar o sistema de cobrança?

O primeiro motivo para ser feita a automação da cobrança, é o ganho de agilidade. Com os processos automáticos de uma plataforma especializada, é possível personalizar os critérios de acordo com cada cliente, trazendo mais controle para a operação.

Ao ter o domínio da gestão, a sua empresa tem uma garantia maior de receber por todos os serviços prestados ou produtos vendidos. Além de melhorar a organização para os clientes, que terão acesso às faturas devidamente atualizadas e em dia.

Com um sistema automático de cobrança, as possibilidades são diversas, algumas que podemos citar são:

  • Mapear diversos canais de atendimento e identificar pontos de melhoria;
  • Gerenciar integradamente todos os aspectos financeiros, fiscais e contábeis;
  • Medir a produtividade das equipes para ganhar eficiência e escala;
  • Configurar modelos de faturamento conforme o perfil de cada cliente;
  • Estipular ações antes e depois do vencimento para diminuir a inadimplência;
  • Definir alçadas de negociação e traçar fluxos para reverter cancelamentos;
  • Oferecer maior controle e segurança às operações;
  • Acessar dashboards (painéis) de análise que auxiliam na tomada de decisão.

Para tanto, também é essencial que o sistema implantado tenha regras de cobrança bem definidas e que os dados dos clientes estejam sempre atualizados.

Quais são os benefícios de contar com um sistema billing?

Muito mais que bons preços, o engajamento dos consumidores está diretamente relacionado com a qualidade do serviço prestado e as facilidades de pagamento. E não tem como obter tais vantagens sem uma boa plataforma de pagamentos de recorrência.

A seguir, confira alguns dos principais benefícios de se optar por uma ferramenta inteligente de pagamentos recorrentes.

Diminuição do tempo de trabalho 

Já parou para calcular a quantidade de horas ou dias que os seus colaboradores podem gastar para corrigir cobranças indevidas? 

Com um software especializado é possível operar com uma equipe reduzida ou realocar seu pessoal para outras funções. 

Logo, por automatizar boa parte da rotina de trabalho da empresa, gestores e equipes podem dedicar mais esforços à inteligência do negócio, focar nas estratégias e sobretudo na satisfação dos clientes.

Redução da inadimplência

Um dos principais efeitos gerados pela adoção de um bom sistema de cobrança recorrente é a redução da inadimplência, isto é, o aumento das chances dos clientes pagarem suas faturas no prazo certo.

Ao contrário do que muitos podem imaginar, o atraso no pagamento pode ter inúmeras origens, como:

  • receber a fatura após a data de vencimento;
  • apuração de valores incorretos;
  • interrupção na prestação do serviço;
  • esquecimento, entre outros.

Em suma, há uma série de falhas na atuação da empresa que ocasionam esse tipo de situação. E quando tais fatores acontecem de forma contínua, dificultam bastante a competitividade da empresa no mercado.

Mas com uma plataforma de cobrança recorrente, além de eliminar erros de processos manuais, ainda existe a possibilidade de emitir avisos periódicos para lembrar os clientes do vencimento de suas faturas.Nesse contexto, dependendo da plataforma utilizada, é oferecido um leque de funcionalidades para otimizar o faturamento dos recebidos. Tal como oferecer o pagamento automático da mensalidade via cartão de crédito ou até mesmo utilizando de mecanismos como o débito recorrente.

Previsibilidade de lucros

A previsão de lucros é algo fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Afinal, quando se consegue prever o quanto ganhará em determinado mês ou período, é possível distribuir melhor os recursos e investir nas áreas que carecem de aprimoramento.

Embora esse pareça um resultado óbvio, muitas empresas que não adotam um sistema de billing, não conseguem descobrir se tudo foi faturado ou realmente recebido. 

Além disso, o sistema ajuda trazendo maior visibilidade dos números para os gestores conseguirem basear suas decisões em uma receita pré-determinada e acompanhar de perto sua expansão à medida que novos clientes entram na base.

Como implementar o billing na sua empresa?

Para implementar um sistema de billing na sua companhia, antes mesmo do processo de escolha, é necessário a empresa já ter algumas coisas em mente, algumas ações ou até mesmo mindsets. Alguns deles que podemos citar são:

Padronização de processos

Quando não há uma metodologia, o mesmo processo pode ser feito de várias formas. Isso demanda mais tempo das equipes, por exemplo, para encontrar documentos cruciais para certos processos da área.

Por isso, é bom pensar em como vocês desejam que a tecnologia possa auxiliar nisso, como instaurar workflow (fluxo de trabalho) ou protocolos, que facilitam a identificação. Visando assim um trabalho mais produtivo de cada envolvido.

Estude as estratégias de billing

Para implementar um sistema de cobrança eficiente, vale muito buscar referências, atualizações e até mesmo estudar estratégias de billing. Dessa forma, você conseguirá novos insights para otimizar os processos de modo contínuo, bem como o tempo e o foco em resultados.

Invista em nuvem

Com tecnologias avançando mais rapidamente do que nunca, o mundo dos negócios tende a se tornar cada vez mais flexível e acessível. Nesse contexto, investir em nuvem é uma das melhores soluções para ter acesso às informações que a empresa precisa em qualquer tempo ou lugar.

Torne a comunicação mais clara

Vale lembrar que o processo de cobrança começa antes da emissão do boleto bancário. 

Ao tratar dos termos de serviço e dos detalhes do contrato, o relacionamento com o cliente já está em andamento. Por isso, é interessante adotar uma comunicação clara, concisa, objetiva, transparente desde o início e manter a consistência.

Seja consistente

Se apoiar em atitudes claras significa manter os níveis de consistência nas alturas. Em poucas palavras, trata-se de adotar o profissionalismo. 

Portanto, todas as cobranças devem ser claras, detalhadas e organizadas para criar uma boa impressão, além de passar credibilidade.

Faça do faturamento recorrente a sua prioridade

Priorizar o processo de billing com uma plataforma bem estruturada e com um sistema especializado para atender a sua demanda é tão importante quanto planejar ações para atrair clientes e gerar melhores resultados.

Se as finanças da sua empresa vão bem, fica mais fácil coordenar o fluxo de trabalho por inteiro e também tomar as decisões mais acertadas.

Como escolher o sistema de cobrança ideal?

A escolha da melhor solução de billing pode não ser tão simples como parece. E o primeiro ponto para descobrir qual é o sistema de cobrança ideal é o autoconhecimento, avaliar todas as características e peculiaridades do negócio.

Enquanto pequenas empresas precisam de uma automação mínima de cobrança, negócios com porte maior e cenários mais complexos precisam ir além. 

É necessário elaborar um processo de avaliação de quais são os pontos fracos da sua solução atual e quais as funcionalidades vitais que o novo sistema deve contar.

Algo vantajoso é considerar plataformas de recorrência que são, não apenas personalizáveis, mas customizáveis, segundo a realidade da sua organização. 

Tal flexibilidade é tanto para personalizar aplicações como para a possibilidade de integrações externas. 

Algumas perguntas que podem ser feitas nessa etapa de consideração são:

  • Meu negócio tem apenas encargos de assinatura, ou existem outros custos adicionais?
  • Que tipo de processos essa tecnologia cobre?
  • Quais transações ele suporta?
  • Quais os recursos disponibilizados?
  • Qual a segurança e o suporte oferecidos?

Qual a experiência de outras empresas que já utilizaram o sistema?

Indo mais além desses questionamentos, existem 4 itens que sem dúvidas merecem a sua atenção na hora da escolha. Vejamos a seguir.

Multi produtos

Na sua organização podem existir múltiplos produtos comercializados em conjunto ou individualmente, e possuir regras comerciais distintas para vendas com agrupamentos de serviços, sejam eles de faturamento recorrente ou avulso.

Esse é um requisito fundamental que a plataforma de recorrência escolhida deve suportar. Mesmo que hoje a sua operação não lide com multiprodutos, essa é uma vantagem competitiva: estar preparado para novos cenários. 

A plataforma deve conseguir permitir a configuração de produtos, serviços, campanhas, ofertas e promoções sem a necessidade de suporte pelo fornecedor, e, ao mesmo tempo, executar as operações cotidianas e repetitivas de forma automatizada.  Alguns exemplos:

  • Ao contratar um produto, o sistema deve realizar os disparos das atividades para as equipes de campo com os equipamentos necessários, e realizar a alocação  dos técnicos com o perfil para execução do serviço;
  • Integração com outras plataformas para o envio de comandos para ativação, desativação, suspensão e outras operações inerentes ao produto;
  • Sincronismo com o faturamento para cobrança de pró-rata quando necessário, conforme regras comerciais e modelo de faturamento nas operações de: ativação, cancelamento e suspensão do serviço;
  • Aplicação de descontos provenientes de campanhas comerciais de forma automática e parametrizável;
  • Interrompimento automático de um desconto comercial conforme regra de período configurada;
  • Reajuste automático conforme periodicidade configurada;
  • Integração contábil e fiscal com sistemas de gestão empresarial (ERP).

Esses são apenas alguns cenários onde a convivência de múltiplos produtos pode impactar a produtividade da operação. Uma boa estratégia para mitigar esse risco é solicitar uma prova de conceito para validar a aderência da plataforma billing. 

Equipe de gestão e suporte

Os fornecedores de software possuem equipes para gestão do projeto e suporte à solução. O time de gestão também é responsável por customizações. Portanto, é composto pelo gerente do projeto, especificadores, arquitetos e desenvolvedores.

Os dois times formam uma equipe coesa e multidisciplinar, com a capacidade necessária para o atendimento e suporte a operações críticas como a de faturamento recorrente. 

O problema está na falta de qualidade desse serviço, e alguns aspectos podem indicar se essas áreas serão efetivas durante a operação ou um motivo de conflito com seu fornecedor.

Empresas bem estruturadas e com experiência de mercado entendem que, de fato, o atendimento e suporte à solução são interfaces com o cliente, e que se não cuidadas podem gerar atrito e desgastar o relacionamento comercial. 

Além disso, são áreas que, quando trabalham bem, não costumam receber o crédito, pois atuam no contingenciamento e na solução de problemas no software. Porém, quando essas atividades não são executadas com eficácia e eficiência, o problema acaba escalando e a crise se inicia. 

Regras de negócios complexas

Muitas vezes os produtos ou serviços não são de “prateleira”. As regras de negócio e políticas comerciais dependem de um conjunto de variáveis que vão impactar no valor final do contrato, e parâmetros dos serviços são tratados caso a caso, conforme a negociação com o cliente.

Nesse cenário, sua missão é buscar uma plataforma de recorrência que suporta essa dinâmica comercial, garanta a integridade e o histórico de todas as variáveis envolvidas no processo de venda. Mapear as regras, desenhar os processos e suas ramificações é um trabalho que vai trazer clareza da política comercial de sua empresa.

Com esse estudo em mãos, é possível verificar o esforço para adequação da plataforma de faturamento para atender essas demandas das áreas de negócio.

Modelo de faturamento

Dependendo do contexto da empresa, especialmente em negócios recorrentes, sempre vemos alguns modelos de faturamento como:

  • Postecipado ou Antecipado;
  • Mês cheio ou quebrado;
  • Bimestral, trimestral, semestral ou anual;
  • Pró-rata;
  • Ciclos de faturamento customizados.

Todavia, uma solução de faturamento recorrente simplificada pode não suportar as principais modalidades utilizadas no mercado. 

Por isso, é importante detalhar os modelos de faturamento praticados pela empresa e entender como a plataforma gerência as múltiplas modalidades numa mesma base de assinantes.

Mudanças no modelo de faturamento, em decorrência da escolha de um sistema, podem impactar no fluxo de caixa da empresa, aumentar o Churn e sobrecarregar as centrais de atendimento com chamadas de dúvidas – principalmente  sobre as faturas emitidas no período de transição entre os modelos. 

Tudo isso, são problemas que podem ser evitados com uma plataforma billing realmente aderente ao seu negócio.

Conclusão

De fato, vimos que um sistema de billing tem um impacto bem grande para uma operação, ainda mais em negócios recorrentes. E, quem escolhe o caminho contrário ao da otimização do billing tem grandes chances de colher resultados negativos, podendo inclusive afetar a sobrevivência do negócio no mercado.

Ademais, a implementação e seleção de uma plataforma de billing é um passo muito importante que merece cuidado e reflexão para a operação conseguir evoluir com tranquilidade e obter um crescimento sustentável.

Bônus! 

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