ERP: Definição e por que é o sistema básico em qualquer empresa

O ERP é uma ferramenta que há muito tempo saiu de um apenas mais um software em uma companhia para algo básico para empresas sérias que visam sempre reduzir custos operacionais, aumentar a produtividade e melhorar a tomada de decisões estratégicas.

Neste artigo, vamos um pouco mais fundo a respeito dessa tecnologia, seu funcionamento, além de quem são os principais players desse mercado e qual é a relação entre um ERP e o faturamento da sua empresa . Boa leitura!

O que é um ERP?

Também conhecido como Enterprise Resource Planning, é um sistema de gestão empresarial que integra e automatiza diversos processos e operações de uma empresa. Ainda, atua praticamente como um cérebro central, unificando informações de diferentes setores e proporcionando uma visão holística sobre todo o negócio.

Com o ERP, as empresas podem otimizar sua eficiência operacional, reduzir custos e tomar decisões mais embasadas. Além disso, podem acompanhar relatórios e indicadores-chave de desempenho (KPIs) que demonstram se a empresa está ou não tendo bons resultados.

Como o ERP pode ajudar a organizar as áreas de uma empresa?

O ERP é uma solução versátil que pode ser aplicada em diversas áreas. No financeiro, por exemplo, pode auxiliar na gestão de contas a pagar e receber, melhorando o controle do fluxo de caixa, a emissão de notas fiscais eletrônicas, conciliação bancária e elaboração de relatórios financeiros.

Outra área que pode ser gerenciada pelo sistema é o estoque. Com a solução, é possível acompanhar toda a movimentação de entradas e saídas de produtos, realizar inventários de forma automatizada, além de otimizar o planejamento de rotas e entregas.

Ademais, o ERP também pode ser aplicado na área de Tecnologia da Informação. Nesse cenário, a ferramenta pode ser usada para controlar recursos e processos relacionados à infraestrutura de TI, agilizar a catalogação de equipamentos de hardware, licenças de software e demais recursos tecnológicos, além de rastrear e controlar o ciclo de vida desses ativos.

Benefícios de um ERP

Com um bom ERP uma empresa consegue atingir patamares diferenciados de organização e produtividade, mas além desses dois elementos, alguns benefícios que podemos destacar são:

  • Otimização de processos: como tudo fica integrado, é possível reduzir o tempo de comunicação entre os setores e agilizar as operações;
  • Redução de custos: ao deixar de executar atividades de forma descentralizada e automatizar as tarefas, a empresa consegue reduzir os custos relacionados a erros humanos e retrabalhos;
  • Centralização das informações: líderes e gestores podem ter acesso praticamente instantâneo aos dados, proporcionando uma visão real e abrangente sobre os negócios;
  • Melhoria na tomada de decisões: a visão holística sobre as operações permite que os líderes tomem melhores decisões e mais seguras.

Quais os módulos do ERP?

Como uma ferramenta que cuida de várias partes de uma operação, seja ela de grande ou pequeno porte, normalmente esse tipo de software de gestão possui módulos específicos para áreas críticas da empresa. Confira abaixo os mais comuns:

  • Vendas: é responsável por gerenciar todo o processo de venda da empresa, desde o registro dos pedidos até a emissão de notas fiscais;
  • Finanças: é utilizado para controlar as atividades financeiras da empresa, como gestão de contas a pagar e receber, fluxo de caixa, conciliação bancária, emissão de boletos e faturas, além de fornecer relatórios financeiros e indicadores de desempenho;
  • Contabilidade: é responsável por registrar todas as transações financeiras e contábeis, garantindo a conformidade com as normas e regulamentações contábeis;
  • Fiscal: é usado para atender às obrigações fiscais e tributárias. Esse módulo automatiza a apuração de impostos, como ICMS e IPI, e auxilia na geração de declarações fiscais, como SPED e DCTF;
  • Estoque: é responsável por gerenciar todo o ciclo de movimentação de produtos. A partir dele, consegue-se controlar a entrada e saída de mercadorias, realizar o inventário, acompanhar o nível de estoque mínimo, entre outras funções;
  • Compras: é utilizado para o processo de aquisição de materiais e serviços. Ele auxilia a empresa na cotação de preços, na negociação com fornecedores, na emissão de ordens de compra, inclusive na gestão de contratos;
  • Produção: é responsável por planejar e controlar todo o processo produtivo. Por meio do módulo, é possível facilitar o gerenciamento das ordens de produção, a alocação de recursos e até o controle de tempos e custos;
  • Logística: é usado para otimizar o gerenciamento das atividades logísticas, auxiliando no planejamento de rotas, no controle de entregas, na gestão de armazéns e no rastreamento de mercadorias.

Como escolher um ERP?

Devido à popularidade da ferramenta, muitos sistemas de gestão começaram a ser desenvolvidos e distribuídos no mercado. Isso exige um olhar mais atento por parte dos gestores, uma vez que é preciso selecionar um ERP que realmente entregue aquilo que se propõe. 

Abaixo, selecionamos alguns critérios que precisam ser considerados antes de tomar a decisão:

  • Funcionalidades: avalie todas as funcionalidades e módulos para certificar que a ferramenta atende, de fato, todas suas necessidades. Um ERP limitado, com poucos recursos, pode limitar, também, a empresa;
  • Facilidade: Certifique que o sistema é intuitivo e de fácil navegação. Sistemas complexos podem não ser aceitos pelos usuários, prejudicando o processo de implantação;
  • Personalização: Verifique se a ferramenta pode ser personalizada para adequar processos e fluxos de trabalho. Cada modelo de negócio é único e o sistema precisa ser capaz de se adaptar às particularidades;
  • Integração: Para potencializar ainda mais o uso da ferramenta e proporcionar uma visão unificada de todas as operações, é necessário que a solução escolhida consiga integrar e conversar de maneira fácil e ágil com os outros sistemas e aplicativos da companhia.
  • Suporte: È importante que o fornecedor do ERP ofereça um suporte técnico eficiente e especializado para solucionar todos os problemas que, eventualmente, podem afetar o software;
  • Segurança: Avalie os recursos de segurança entregues pela solução, como criptografia de dados, controle de acesso e medidas de prevenção contra ameaças cibernéticas. Sistemas com pouca ou quase nenhuma proteção vão, em algum momento, prejudicar a empresa e a sua reputação;
  • Escalabilidade: Verifique também se o ERP é capaz de acompanhar a evolução da empresa e suportar o aumento da demanda sem comprometer o desempenho;
  • Custo-benefício: È muito importante analisar todos os custos da solução, como licenças, implantação, treinamento e manutenção, verifique se os benefícios oferecidos por ele realmente valem o investimento;
  • Atualizações:Certifique-se de que o sistema passa por atualizações e melhorias constantes, de modo que a solução esteja sempre moderna e protegida;
  • Fornecedor do ERP: avalie também se o fornecedor do ERP tem boa reputação e experiência de mercado, para que você não arrisque se decepcionar ou enfrentar problemas no futuro.

Principais ERPs do mercado

Como mencionado antes, com a descoberta da necessidade das empresas por um sistema que auxiliasse no gerenciamento quase completo da operação, houve o surgimento de muitas soluções tanto nacionais quanto internacionais.

Porém, com o tempo algumas foram se destacando mais e dentre elas podemos citar

SAP

Uma das maiores empresas de tecnologia e o sistema de ERP mais utilizado do mundo, o SAP ERP. Com mais de 4 décadas de mercado, essa solução baseada em nuvem possui tanto versões para empresas que estão em crescimento e precisam de algo também personalizável, quanto algo mais completo e robusto para operações maduras.

Além disso, os sistemas são equipados com tecnologias como machine learning, digital assistants entre outras inovações.

Oracle

Também uma solução muito conhecida e globalizada, o Oracle ERP é também um sistema em nuvem bem encorpado. Contando também com machine learning e inteligência artificial, a solução promete colaborar com mais agilidade na previsão e no planejamento preditivo de diversos indicadores, além de eliminar o uso de ações manuais.

TOTVS

Começando a categoria de soluções nacionais, o Protheus da Totvs possui grande fama em todo o país. Com um grande nível de automação, o sistema promete uma grande integração entre diversas áreas da companhia e se diferencia muito por ser adaptado a legislações das regiões brasileiras.

Ademais, esse sistema ERP pode auxiliar o dia a dia da companhia, a Totvs Carol. Uma IA que visa conectar todas as bases de dados da empresa ajudando muito no rastreamento de dados e visão computacional

Omie

A Omie é também um grande representante brasileiro nessa categoria de sistemas. Voltada principalmente para empresas de médio e pequeno porte, esse software ERP tem grande fama pela sua gestão financeira, podendo ser integrado com qualquer sistema contábil.

ERP e Billing

Realmente um ERP tem grande protagonismo em uma operação, porém em certas áreas é necessário ter um pouco mais de cuidado, sendo uma delas o faturamento.

Para muitos gestores e diretores principalmente de empresas que têm a recorrência como core, é conveniente fazer o billing em seu ERP, mas o que pode ser vantajoso pode acarretar em diversos problemas para a operação.

O primeiro aspecto que podemos destacar é que para essa função específica, esse tipo de sistema não tem um nível alto de automação como soluções de billing especializadas possuem. Além disso, os ERPs muitas vezes não tem o dinamismo necessário para atender um alto volume de operação, o que é bem difícil

Uma das soluções mais indicadas para esse tipo de cenários é realmente a busca por soluções de mercado que tem robustez e experiência em cenários complexos como esse que consiga fazer coisas como:

  • Gerenciar atendimentos;
  • Controlar produtos, com definição de políticas de preços, aspectos fiscais e contábeis integrados ao ERP;
  • Agilizar processos de faturamento e arrecadação;
  • Gerenciar inadimplências, configurando ações pré e pós-vencimento, utilizando a régua de cobrança automatizada;
  • Promover maior segurança de informação e acessos;
  • Obter visão holística sobre todas as operações.

Conclusão

Ao longo do artigo vimos que para ter um ecossistema empresarial conectado que possui proporciona maior agilidade nos processos e potencializa a performance da empresa no mercado, um ERP é uma parte fundamental.

Por isso, seja no momento de troca ou da adoção de um sistema de gestão desse, é necessário cautela para que ao invés de somar ele venha subtrair.

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